Qui d’entre nous n’a pas entendu plusieurs fois des collègues se plaindre d’avoir trop de réunions et perdre du temps à participer à des séances qui n’apportent pas grand-chose voire même rien du tout ?
Et si c’était simplement une question de positionnement, d’organisation et de respect. ?
Tout d’abord le positionnement.
Pourquoi la réunion est requise ? À qui sert-elle ? Si dix personnes sont présentes pour informer une seule d’entre elles – il y a fort à parier qu’un seul participant trouve la réunion utile. Un exemple : ces réunions où chaque responsable des ventes donne le statut de ses ventes – pendant que le chef pose des questions, les autres réfléchissent à tout le boulot qu’ils pourraient être en train de réaliser. LA question à se poser : est-ce que des rencontres à deux seraient plus efficientes ?
Puis, l’organisation.
L’objectif de la réunion doit être clair, les sujets à discuter et l’apport attendu de chaque participant explicite. N’hésitez pas à rendre la participation de certains optionnelle. Si des documents de plusieurs pages doivent être validés, les mettre à disposition avant la séance.
Finalement, le respect.
Respecter l’heure de début et la durée prévue de la réunion. Si une discussion s’éternise, n’hésitez pas à recadrer. Au besoin, fixer une autre séance pour poursuivre.
Le temps consacré à une réunion coûte à l’entreprise.
Un moyen sympathique d’évaluer la performance de votre réunion ? Faire un ROTI (Return On Time Invested) : chaque participant vote à main levée sur la valeur du temps passé sur une échelle de 1 à 5 tel que défini dans l’image ci-dessous.
Prenez le temps de discuter après la séance avec ceux qui ont voté « un » ou « « deux afin de voir comment mieux utiliser leur temps.
Peut-être est-ce aussi simple que de leur laisser la possibilité de réagir au procès-verbal.
Références :
Esher Derby « The ROTI Method for Gauging Meeting Effectiveness«
Esther Derby, Diana Larsen « Agile Retrospectives: Making Good Teams Great«
Jean Claude Grosjean, « Return on Time invested … A ROTI for your meetings ! »
Et vous, qu'en pensez-vous ? Avez-vous des expériences similaires ou différentes ? Faites-moi en part, je serai ravie d'en discuter avec vous!